Jak ustalić zakres zlecenia i płatne poprawki

Cel projektu i decyzja biznesowa

• Dokument jasno opisuje, po co projekt istnieje.
• Cel jest biznesowy, a nie tylko techniczny.
• Wiadomo, jak klient oceni sukces.
• Są mierzalne kryteria zakończenia albo odbioru.
• Cel nie jest zbyt szeroki.
• Wiadomo, kto po stronie klienta jest właścicielem decyzji.

Zespół, role i osoby kontaktowe

• Po Twojej stronie jest wskazany szef projektu.
• Po stronie klienta jest jedna osoba kontaktowa albo jasna lista osób decyzyjnych.
• Wiadomo, kto dostarcza materiały, kto daje feedback, kto akceptuje i kto płaci.
• Zespół wie, kim są osoby po stronie klienta i jakie są relacje oraz nastawienie do projektu.
• Każda osoba rozumie swoją rolę w projekcie.
• Nowe osoby w projekcie muszą zostać dopisane do komunikacji i ustaleń.

Zakres prac

• Lista prac jest konkretna.
• Każdy element zakresu ma jasny rezultat.
• Wiadomo, ile wariantów, rund poprawek, spotkań albo iteracji wchodzi w cenę.
• Liczby są zapisane wprost, na przykład: 2 rundy poprawek, 1 spotkanie statusowe tygodniowo, 5 dni roboczych na feedback klienta.
• Zakres nie zawiera ogólnych słów typu wsparcie, optymalizacja albo doradztwo bez granic.
• Wiadomo, co jest dostarczane jako plik, dostęp, raport, warsztat, wdrożenie albo konsultacja.
• Zakres jest spójny z ceną i nie wymaga ukrytej pracy, której nikt nie wycenił.

Poza zakresem

• Dokument mówi, czego nie robisz.
• Sekcja poza zakresem zawiera minimum 5 rzeczy, które klient mógłby błędnie uznać za oczywiste.
• Wyłączone są rzeczy, które klient może uznać za oczywiste.
• Wyłączone są prace zależne od innych dostawców.
• Wyłączone są prace, których nie da się kontrolować.
• Klient wie, że wszystko poza zakresem jest dodatkowo płatne.
• Masz przygotowaną spokojną formułę: możemy to zrobić, ale to jest poza obecnym zakresem i wymaga osobnej wyceny.

Zmiany, poprawki i dodatkowa praca

• Opisany jest proces zmiany zakresu.
• Klient wie, że zmiana zakresu może zmienić cenę i termin.
• Masz gotowe zdanie: „Ta zmiana jest możliwa, ale wpływa na zakres, termin albo budżet. Proszę potwierdzić, który wariant wybieramy”.
• Każda zmiana musi być zaakceptowana pisemnie.
• Wiadomo, kto po stronie klienta może akceptować zmiany.
• Rabat albo obniżka ceny oznacza zmianę zakresu, terminu albo warunków płatności.
• Nie oddajesz nic za darmo tylko dlatego, że klient poprosił o małą rzecz.

Odpowiedzialności klienta

• Klient wie, co musi dostarczyć.
• Są terminy na materiały, feedback i decyzje.
• Wiadomo, co się stanie, jeśli klient opóźni swoją część.
• Opisujesz, które prace zależą od dostępów, danych, materiałów, decyzji albo ludzi klienta.
• Jeśli klient nie dowozi materiałów, harmonogram może się przesunąć.
• Brak feedbacku w ustalonym terminie ma określony skutek, na przykład akceptację etapu albo zmianę terminu.
• Jeśli klient spóźnia materiały o 5 dni roboczych, harmonogram przesuwa się automatycznie albo wymaga nowego potwierdzenia terminu.

Komunikacja i raportowanie

• Wiadomo, gdzie odbywa się komunikacja: mail, Slack, Teams, CRM, Notion albo inny kanał.
• Wiadomo, jak często wysyłasz status projektu.
• Ustalony jest format raportu postępu prac.
• Po spotkaniach wysyłasz podsumowanie ustaleń.
• Ustalenia ustne trzeba potwierdzać pisemnie.
• Klient wie, kiedy ma spodziewać się kolejnej informacji.

Dokumenty, bezpieczeństwo i start projektu

• Przed startem wiadomo, czy potrzebna jest umowa, NDA, harmonogram, RODO, dostęp do systemów albo inne dokumenty branżowe.
• Wiadomo, gdzie trzymacie dokumentację projektu.
• Dostępy są przekazywane w bezpieczny sposób.
• Spotkanie kick off przedstawia cel, role, harmonogram i zasady komunikacji.
• Jeśli projekt wymaga dokumentacji technicznej, jej format jest ustalony przed pracą.
• Wszystkie ważne linki, dokumenty i decyzje są w jednym miejscu.

Akceptacja, płatność i zakończenie

• Są jasne etapy odbioru.
• Klient ma określony czas na feedback.
• Finalny odbiór jest udokumentowany.
• Cena jest powiązana z zakresem.
• Prace dodatkowe mają osobną stawkę albo osobną wycenę.
• Deal jest zamknięty dopiero wtedy, gdy dokumenty i warunki są zaakceptowane, a nie gdy ktoś ustnie powiedział tak.