Dzięki AI przygotowuję ofertę w 10 minut zamiast 2 godzin

Od 20 lat zajmuję się produkcją wideo dla branży B2B, robię webinary, transmisje online, nagrania wideo. Jestem także trenerką i mentorką, prowadzę szkolenia dla trenerów i edukatorów, którzy chcą prowadzić interaktywne szkolenia online. Moimi klientami są głównie duże firmy: korporacje i instytucje administracji rządowej. Webcomm to firma jednoosobowa, jednak realizacje robię ze stałą ekipą współpracowników.

Głowiłam się, od czego zacząć

Zanim zbudowałam swój system, przygotowanie jednej oferty zajmowało mi 2 godziny. Dla jednego z klientów realizuję cykliczną konferencję online, która odbywa się równolegle na sześciu kontach ClickMeeting. Zapisy uczestników, maile z linkami, statystyki i montaż nagrań zajmowały mi około 8 godzin przy każdej edycji.

Wiedziałam, że AI może mi w tym pomóc. Nie wiedziałam tylko, od czego zacząć.

Warsztaty, które pokazały mi system

Warsztaty AI Biznes Lab - Master pokazały mi, jak zbudować system: zespół agentów AI z instrukcjami i pliki z wiedzą o firmie, z których korzystają wszyscy agenci.

Najbardziej lubię uczyć się na warsztatach prowadzonych online, dlatego AI Biznes Lab tak dobrze spełnił moje oczekiwania i tak mocno posunął mnie do przodu w zastosowaniu AI w mojej firmie. Wszystko działo się tu i teraz. Każdy warsztat był praktyką, bez teorii. Nie zawsze było łatwo, ale przy odrobinie samozaparcia da się to zrobić.

Przełomem było dla mnie włączenie trybu YOLO, w którym agent wykonuje kolejne kroki bez pytania mnie o zgodę przy każdym z nich. Wreszcie rzeczy zaczęły dziać się same, a ja przestałam klikać sto razy przy jednym procesie. Maile i publikacje nadal zatwierdzam sama.

Co mam dziś

Dziś ofertę przygotowuję w 10 minut. Przygotowanie do konferencji na sześciu kontach ogarniam w około godzinę.

Jednak, aby dojść do skrócenia czasu pracy, musiałam przerobić strukturę działania agentów zaproponowaną przez Mirka. U mnie każde zlecenie od klienta to osobny projekt. Każdy klient ma własny folder, a w nim każda realizacja ma osobny folder z datą i tematem. Ta sama nazwa obowiązuje przy ofertach i umowach. Dzięki temu agent sprzedaży, agent produkcji wideo i ja pracujemy zawsze na tych samych plikach jednego zlecenia.

Aktualnie pracuje ze mną dziewięć wyspecjalizowanych agentów. Każdy ma własną instrukcję i korzysta z tych samych plików o firmie: profilu, klientach, ofercie i planie.

1. CEO pilnuje priorytetów i finansów.
2. COO układa plan dnia i dba o porządek w plikach.
3. Agent sprzedaży przygotowuje wyceny w Excelu, oferty i umowy na moich wzorach. Planujemy wspólnie działania sprzedażowe, choć tu nie widzę wielkiego przełomu. Tu chyba jest najwięcej do zrobienia w przyszłości.
4. Agent marketingu planuje posty na LinkedIn i newsletter, a gotowe szkice wgrywa do narzędzia do publikacji. Na razie pracuje przy social media, wkrótce ruszę z nim z kampaniami reklamowymi.
5. Ghost pisze maile moim stylem. Uczył się na moich wiadomościach i na każdej mojej poprawce.
6. CTO buduje integracje i skrypty oraz pilnuje bezpieczeństwa kluczy API. Między innymi zbudował mi skrypt do montażu nagrań webinarów oraz rolek.
7. Agent szkoleń przygotowuje programy, scenariusze i ćwiczenia, a także wystawia dyplomy uczestnikom.
8. Agent produkcji wideo pisze briefy dla ekipy na planie i dla montażysty, zakłada wirtualne pokoje do webinarów i robi statystyki z wydarzeń online. Gdy jest potrzeba, projektuje też banery i grafiki do maili. Proste filmy montuję właśnie z tym agentem. Daję nagranie, a agent tnie w pauzach między słowami, wypala napisy w fontach klienta, dodaje plansze i animowane ikony. Z agentem robię też animowane intra do wykładów na konferencje i świetnie mu idzie dostosowanie rytmu animacji w rytm muzyki. Rolkę w stylu komiksu z mojego zdjęcia robię za 3,60 USD. Na drugim komputerze, montażowym, agent pracuje razem ze mną w DaVinci Resolve.
9. Prawnik prowadzi dokumentację RODO, przegląda umowy od klientów, tworzy zlecenia i protokoły odbioru.

Zasada jest jedna: agenci przygotowują, a ja czytam, poprawiam i wysyłam. Żaden agent sam nie wysyła maili i niczego nie publikuje.

Do tego kilka drobniejszych rzeczy. Raz w tygodniu radar przegląda newslettery z mojej skrzynki i trendy w wideo i szkoleniach. To przygotowanie do mojego newslettera, który planuję. Raz na miesiąc radar robi analizę konkurencji.

Przypomnienia o gotowych do przeczytania materiałach stworzonych w ramach procesu „Radar” przychodzą same na mój Telegram.

Codziennie cały system kopiuje się do firmowej chmury na OneDrive.

Bez AI nie ruszyłabym strony osobistej ani nowych produktów dla ekspertów, którzy chcą nagrywać się sami i korzystać z AI przy pracy z materiałami wideo.

Na początku nie wiedziałam, od czego zacząć. Dziś na konferencji eLearning Fusion pokazuję trenerom trzy narzędzia, które zbudowałam z AI: grę na smartfony, generator ćwiczeń i skill do krótkiego filmu szkoleniowego.

Marta EichstaedtWebcomm