Uporządkuj finanse małej firmy

Bramka: jedna prawda, nie trzy Excela

• Wybierz jedno źródło prawdy na salda: bank firmowy (i ewentualnie osobne konto VAT / oszczędności firmowe), nie mieszanka prywatnych zrzutów.
• Zapisz datę przeglądu i okres (ten miesiąc + 90 dni do przodu).
• Oddziel konto firmowe od prywatnego. Jeśli nadal jest wspólne, to pierwszy problem do naprawy, nie „szczegół”.
• Wypisz osoby z dostępem do banku, księgowości i kart. Kto widzi, kto księguje, kto zatwierdza przelewy.
• Bramka: wiesz które konto jest firmowe i kto ma do niego klucz.

Salda i płynność na dziś

• Zapisz saldo dostępne na kontach firmowych (bez środków zablokowanych i limitu w liczeniu jako „zarobione”).
• Odejmij znane przelewy wychodzące w ciągu 7 dni (ZUS, VAT, faktury, wynagrodzenia, raty).
• Dodaj tylko te wpływy z 7 dni, które są prawie pewne (opłacone faktury w drodze, stała subskrypcja), nie „może klient zapłaci”.
• Policz wynik 7 dni: saldo po ruchach. Jeśli ujemny, oznacz tryb ostrożny.
• Zapisz rezerwę minimalną, której nie ruszasz (np. 1 do 2 miesiące stałych kosztów). Jeśli nie masz, zapisz cel rezerwy kwotą.
• Bramka: znasz liczbę „ile realnie wolnego dzisiaj” i ile chcesz trzymać w rezerwie.

Cashflow 30 dni

• Lista stałych kosztów 30 dni: wynagrodzenia, ZUS, abonamenty, lokal, leasing, reklama minimalna, księgowość, narzędzia SaaS.
• Lista zmiennych kosztów planowanych: produkcja, freelancers, stock, eventy.
• Lista wpływów 30 dni w trzech koszykach: pewne, prawdopodobne, życzeniowe. Do decyzji używasz pewnych + części prawdopodobnych, nie życzeniowych.
• Ułóż tygodniowy przebieg: tydzień 1 do 4, wpływy vs wypływy, najniższy punkt salda w miesiącu.
• Oznacz tydzień z największą dziurą. To miejsce na przyspieszenie faktur, przesunięcie zakupu albo rozmowę o terminie z dostawcą.
• Bramka: masz najniższy punkt cashflow w 30 dniach i wiesz, czy przeżywasz go bez paniki.

Cashflow 90 dni (decyzje, nie wróżby)

• Rozpisz 3 miesiące z grubsza: sezonowość, znane kampanie, urlopy, większe płatności (podatek, sprzęt, konferencja).
• Wpisz planowane inwestycje i oznacz je jako: musi być / może poczekać / tylko gdy rezerwa trzyma próg.
• Sprawdź raty kredytów i leasingów oraz daty aneksów.
• Jeśli celujesz w zatrudnienie albo dużą kampanię, policz koszt pełny 90 dni (nie tylko pierwszą fakturę agencji).
• Bramka: jedna decyzja „tak / nie / później” przy największym wydatku z uzasadnieniem cashflow, nie humorem.

Należności (kto jest Ci winien)

• Lista faktur po terminie: kto, kwota, ile dni po terminie, ostatni kontakt.
• Reguła windykacji miękkiej: dzień 3, 7, 14 (mail, telefon, eskalacja). Zapisz kto to robi.
• Nie ruszaj nowej pracy dla chronicznego dłużnika bez przedpłaty albo limitu salda.
• Policz % przychodu zamrożonego w po terminie. Powyżej progu, który sam ustawisz (np. 15 do 20%), to temat numer 1 tygodnia, nie „księgowa się zajmie”.
• Bramka: top 5 dłużników ma datę następnego kontaktu w kalendarzu.

Zobowiązania (komu Ty jesteś winien)

• Lista faktur do zapłaty z terminami i priorytetem (krytyczne vs można negocjować termin).
• Sprawdź czy nie płacisz dwa razy za ten sam tool (duplikaty subskrypcji).
• Oznacz koszty, które możesz uciąć w 30 dni bez zabicia sprzedaży (martwe SaaS, zbędne stocki reklam).
• Ustal regułę: nowe stałe koszty tylko gdy cashflow 90 dni i rezerwa na to pozwalają.
• Bramka: masz listę 3 kosztów do cięcia albo renegocjacji z kwotą miesięczną.

Marża i rentowność oferty (prosto)

• Dla głównej oferty zapisz cenę netto i szacunek bezpośredniego kosztu realizacji (czas, podwykonawca, media).
• Policz marżę wprost. Jeśli nie umiesz, rozbij ostatnie 5 zleceń na przychód i koszt.
• Oznacz oferty z marżą poniżej progu, który akceptujesz. Albo podnieś cenę, albo zmień zakres, albo przestań brać.
• Oddziel przychód jednorazowy od recurring. Nie planuj stałych kosztów wyłącznie z one shotów.
• Bramka: znasz marżę top oferty i wiesz, czy wolumen niski marżowo Cię topi.

Podatki, ZUS, księgowość (koordynacja, nie porada podatkowa)

• Masz w kalendarzu terminy ZUS, VAT, PIT/CIT i inne stałe dla Twojej formy (daty potwierdź z księgową, nie z pamięci czatu).
• Odłóż w cashflow kwoty na podatki zanim „zostanie na koncie na marketing”.
• Sprawdź czy księgowa dostaje dokumenty w ustalonym rytmie (nie hurtem 28. dnia).
• Lista otwartych pytań do księgowej max 5, z terminami. Nie trzymaj 40 wątków w głowie.
• Bramka: najbliższe 2 zobowiązania publicznoprawne mają kwotę szacunkową i datę w planie 30 dni.

Rejestry i dokumenty (żeby nie szukać po nocach)

• Faktury sprzedażowe i zakupowe z miesiąca są w jednym miejscu (folder / system), nie w 4 skrzynkach.
• Umowy z klientami i dostawcami mają folder i status aktywna / archiwum.
• Dostępy do banku, księgowości i e-US / e-ZUS są opisane (kto, jaki login, 2FA).
• Backup eksportu kluczowych list (klienci do faktur) jest rzadki i kontrolowany, nie „CSV na pulpicie od roku”.
• Bramka: w 10 minut znajdujesz fakturę z zeszłego miesiąca i umowę z głównym klientem.

Decyzje właściciela na ten przegląd

• Zapisz 3 liczby na kartę: wolne środki dziś, najniższy punkt w 30 dniach, rezerwa vs cel rezerwy.
• Wybierz max 3 ruchy na 14 dni (np. windykacja X, cięcie toola Y, przesunięcie zakupu Z).
• Ustal, czego NIE robisz w tym miesiącu mimo FOMO (hiring, nowy kanał ads, konferencja).
• Zapisz datę następnego przeglądu (co 30 dni albo co 14 w trybie ostrym).
• Bramka ukończenia: karta z 3 liczbami i 3 ruchami jest zapisana tam, gdzie ją zobaczysz (notatka, CRM, mail do siebie).